1. Algemene overwegingen 

Mondzorg-Haren hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacy-beleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen de praktijkvoering wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

Mondzorg-Haren handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens conform de daartoe geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming, hetgeen in ieder geval betekent dat wij:

• Persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor deze zijn verstrekt (zie punt 2)

Alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt

• Passende (technische en/of organisatorische) maatregelen borgen voor de beveiliging van persoonsgegevens (zie punt 6)
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor deze zijn verstrekt of voortvloeiend uit een wettelijke verplichting 
• Ons houden aan de Wet op de Geneeskundige Behandelovereenkomst (WGBO). 

Mondzorg-Haren is de verwerker van persoonsgegevens van haar patiënten. Manon Eisen is verantwoordelijk voor het privacy-beleid. Zij is voor haar patiënten de contactpersoon bij vragen en verzoeken over persoonsgegevens. 

2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Mondzorg-Haren verwerkt de volgende (bijzondere) persoonsgegevens voor de kwaliteit van de zorgverlening (zie WGBO):

In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, echter zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet tot stand komen. 

Hierbij is van belang dat, indien toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische gegevens, niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen. Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer de verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over de medische geschiedenis is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd. 

Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten

Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Mondzorg-Haren alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij is van belang dat indien de toestemming tot het verwerken van bijzondere persoonsgegevens, zoals BSN nummer en medische gegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, de behandelovereenkomst niet tot stand kan komen. Het BSN nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en te kunnen corresponderen met onder meer verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd. 

3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen indien dit noodzakelijk is voor de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Mondzorg-Haren heeft verwerkersovereenkomsten gesloten met andere partijen voor:

• Software patiëntenadministratie
• Office softwareleverancier. 

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te borgen. 

Mondzorg-Haren verstrekt geen persoonsgegevens aan andere partijen, tenzij  hiertoe wettelijk verplicht. Er worden nooit persoonsgegevens aan partijen buiten de EU verstrekt. 

Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor bovengenoemde doeleinden kan Mondzorg-Haren alleen persoonsgegevens verstrekken indien hiervoor door de patiënt toestemming is gegeven. 

4. Bewaartermijn

Mondzorg-Haren bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving conform art. 7: 454 BW (WGBO) nog 15 jaar. Een patiënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier. Mondzorg-Haren vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de patiënt, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan patiënt (b.v. Volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure).

Andere persoonsgegevens ten behoeve van de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens, worden slechts bewaard zolang de patiënt is ingeschreven in de praktijk. 

5. Beveiliging van persoonsgegevens

Mondzorg-Haren heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

• Mondzorg-Haren werkt met een patiënten softwaresysteem dat berust op een  overeenkomst voor veilig aansluiten en installeren van applicaties/programma’s 
• De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd  personeel 
• De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties 
• De systemen waarmee wordt gewerkt zijn doorlopend beschikbaar en actueel 
• Binnen het patiëntensysteem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan BSN
• Er is adequate bescherming tegen virussen, spam en andere gevaren
• Niet actuele patiëntgegevens worden conform de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van de patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden 
• Medewerkers van Mondzorg-Haren hanteren een clean desk en clean screen policy  
• Informatie en communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd. 
• Mondzorg-Haren werkt conform het NVM Protocol Meldplicht Datalekken 
• Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt bij het werkoverleg. 
• Medewerkers van Mondzorg-Haren hebben kennis van de rechten van de patiënt en werken met het NVM document Veelgestelde Vragen Privacy en Patiëntenrechten.

6. Rechten van u als patiënt ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw patiëntendossier. Daarnaast hebt u recht op rectificatie en vernietiging van uw persoonsgegevens en in beginsel recht op vernietiging van het patiëntendossier. Hierbij vragen wij u om legitimatie.

Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw patiëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat.

U hebt ook het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of aan een andere partij. Ook hierbij vragen wij u om legitimatie.

7. Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met Manon Eisen. Zij probeert samen met u tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens. 

*Aan dit informatiedocument kunnen geen rechten worden ontleend. Hoewel met heel veel zorg samengesteld, is NVM-mondhygiënisten niet aansprakelijk voor de juistheid, actualiteit en het gebruik door anderen van dit document.